Pourquoi et comment assurer un accueil téléphonique de qualité ?

pascal picq conférencier
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juin 23, 2022
accueil téléphonique

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Votre entreprise connaît-elle une croissance exponentielle ces derniers temps – ou souhaitez-vous que ce soit le cas ? Sachez dans ces contextes qu’il est peut-être temps d’externaliser vos appels téléphoniques. Une agence spécialisée dans la permanence téléphonique peut offrir d’énormes avantages à votre entreprise, tout en étant plus rentable et en libérant du temps et des ressources au sein de votre équipe interne.

Externalisation de vos appels téléphoniques

L’externalisation des processus d’affaires consiste, comme son nom l’indique, à confier une ou plusieurs de vos opérations commerciales à un fournisseur ou à un service tiers. Une agence qualifiée dans le secrétariat téléphonique est donc une équipe d’agents de centre d’appels externalisés qui peuvent gérer des opérations de centre d’appels pour d’autres entreprises. Certains centres d’appels  peuvent se concentrer sur les appels entrants et le service à la clientèle, tandis que d’autres peuvent servir de centre d’appels  sortant et gérer le télémarketing, les ventes et/ou les études de marché. Gardez à l’esprit, cependant, qu’un centre d’appels   peut gérer plus que de simples appels. Ils se servent d’une technique sophistiquée et étendue pour l’expérience client moderne. Le parcours du client n’étant plus aussi rationalisé et cloisonné qu’auparavant – et continuant d’évoluer -, le centre de contact gère tous les types de communications avec les clients, qu’il s’agisse de répondre aux appels et aux e-mails, de résoudre les problèmes par le biais d’un chat en ligne ou d’un texte, ou même de gérer les comptes et les messages sur les médias sociaux.

Comment une agence de secrétariat téléphonique peut-il vous aider ?

L’externalisation des processus métier est un moyen courant et efficace pour les entreprises d’obtenir de l’aide pour des processus et des fonctions métier diverses. C’est aussi un moyen courant de libérer des ressources internes pour des projets plus urgents, et de faire évoluer votre équipe de manière efficace, à moindre coût. Un centre d’appels n’est qu’un des nombreux processus commerciaux qui peuvent être externalisés. Pour les entreprises qui ont du mal à faire face au volume d’appels entrants ou sortants, vous voudrez probablement envisager l‘externalisation.

Une agence de télésecrétariat peut fonctionner comme des centres d’appels entrants, des centres d’appels sortants, ou utiliser un modèle hybride qui combine les fonctions entrantes et sortantes. Ces agences peuvent fournir une variété de services, notamment :

  • Des appels entrants et sortants ;
  • Assistance à la clientèle sur de nombreux canaux ;
  • Télémarketing ;
  • Services d’assistance ;
  • Assistance technique ;
  • Génération de prospects et ventes…

Dans quels cas recourir au télésecrétariat ?

De nombreuses entreprises, qu’il s’agisse de grands groupes internationaux ou de petites start-ups, peuvent bénéficier d’un centre d’appels. Comment une seule solution peut-elle convenir à tant d’entreprises différentes ? C’est simple : les centres d’appels  offrent une variété de services et de solutions. Voici quelques-uns des problèmes que les centres d’appels   peuvent aider à résoudre :

  • Vous avez du mal à faire face à la demande de renseignements ou de plaintes de la part du service clientèle.
  • Nécessité de renforcer ou de réduire votre équipe en fonction de la saisonnalité.
  • Manque de ressources internes pour assurer le suivi du nombre de prospects générés.
  • Vous souhaitez libérer des ressources internes pour vous concentrer sur des projets d’envergure.
  • Accès à une technologie de pointe pour la gestion de la relation client et l’assistance à la clientèle
  • Fournir une assistance technique rapide et efficace qui répond aux attentes des clients.

Un centre d’appels  peut fournir un support client de qualité supérieure grâce à des équipes flexibles et évolutives, des processus efficaces, l’accès à une technologie de pointe et un support client omnicanal. Un centre d’appels  permet également de libérer les équipes internes pour qu’elles puissent travailler sur des projets commerciaux plus importants.